28
Abr
17

La cortesía en el teléfono

 

Debido a la importancia que tiene el correcto uso del teléfono para unas buenas relaciones empresariales y personales, es necesario prestar atención a la forma como lo utilizamos, ya que en nuestra hermosa Miami son muchas las personas que piensan que, el no ver a quién está al otro extremo de la línea, nos permite dejar de lado ciertas elementales normas de cortesía.

Quienes no tienen en cuenta el significado del buen uso de este medio de comunicación, incurren en un gran error, pues, aunque no lo parezca, a través de la línea telefónica se percibe la actitud, el interés y la amabilidad de la otra persona. Cuando llamamos se espera escuchar una voz amable, que por su tono y forma de hablar se identifique el deseo de brindar una buena atención.

La gran mayoría de contactos comerciales se hacen a través de este medio y son muchas las oportunidades de negocios que se pueden perder por la falta de escuchar cuidadosamente y por el poco interés que se expresa en la conversación, o por la falta de información que se tiene para captar la atención del cliente.

Es frecuente que algunas empresas se olviden de supervisar permanentemente el servicio que se ofrece a los clientes y no instruyan sobre los protocolos a seguir. La selección de quienes están encargados de la tarea de recepción telefónica es vital; es preciso tener claro el perfil de la persona que va a ser la imagen de la empresa, debe tener un buen timbre de voz, excelente vocalización y articulación, buena capacidad de expresión oral y un adecuado manejo del idioma. Se debe tener mucho cuidado de no mezclar el español y el inglés. Por lo tanto, esta actividad requiere de capacitación y entrenamiento, desde el manejo del aparato hasta conocer en detalle la información sobre la empresa y los nombres y cargos de quienes trabajan en ella.

Se debe insistir en que no se tutee y que el tratamiento que se de sea “doctor, señor, señora o joven”. Así mismo es necesario que conozcan las técnicas para cerrar las conversaciones de manera cordial cuando la otra persona se extiende demasiado en el diálogo.

Es positivo, para lograr una buena actitud del interlocutor, advertir cuánto tiempo debe esperar por una respuesta, así la persona tiene la oportunidad de decidir si espera, si vuelve a llamar o si deja un mensaje. No se debe dejar esperando a la gente, es lo que más molesta.

Vale la pena tener en cuenta que cuando se tapa el auricular no se evita ser escuchado. Las palabras que se tratan de ocultar pueden ser oídas y su efecto, indudablemente es infortunado y descortés.

Pero lo más frustrante es cuando alguien llama a una compañía, supuestamente seria, contesta una grabación que repite la misma frase cada minuto. Esa es una total e injustificada falta de respeto.

Es muy importante tratar siempre de dejar una buena impresión.

José M. Burgos S.

burgos01@bellsouth.net

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